一、桃園市政府(以下簡稱本府) 為統一桃園市各區戶政事務所受理民眾申請戶籍謄本、大宗戶籍謄本、閱覽或交付戶籍資料作業，特訂定本須知。
二、本須知所稱之戶籍資料依戶籍法第五條之一規定辦理。
三、戶籍謄本核發種類如下：
(一)現戶戶籍謄本：指同一戶長戶內現住人口、曾居住該址之遷出國外、死亡、受死亡宣告及廢止戶籍之非現住人口戶籍謄本。
(二)除戶戶籍謄本：指戶長變更前或其他原因換寫戶籍資料之戶籍謄本。
(三)全部謄本：指戶內全部人口之戶籍謄本。
(四)部分謄本：指戶內部分人口之戶籍謄本。
(五)日據時期戶口調查簿謄本：指日據時期設有戶籍者，其戶口調查簿頁之戶籍謄本。
本須知所稱大宗戶籍謄本，係指同一申請人一次申請前項戶籍謄本十件以上者。
四、申請人應提供當事人之姓名、國民身分證統一編號或出生年月日及所屬行政轄區，得向任一戶政事務所申請戶籍謄本、閱覽或交付戶籍資料。
五、申請戶籍謄本、大宗戶籍謄本、閱覽或交付戶籍資料應繳驗下列文件，並於申請書或委託書上簽名或蓋章：
(一)當事人親自申請：身分證明文件正本。
(二)利害關係人申請：身分證明文件正本、利害關係證明文件正本。
(三)前款所稱之利害關係人，指與當事人具有下列各目情形之一者：
1、契約未履行或債務未清償。
2、同為公司行號之股東或合夥人，且為執行職務所必要。
3、訴訟繫屬之當事人，經法院通知提出其他當事人戶籍資料。
4、當事人之配偶、直系血親。
5、戶長與戶內人口。但寄居人口，不在此限。
6、其他確有法律上權利義務得喪變更之關係。
(四)個人委託申請：
1、委託書。
2、委託人如為利害關係人或親屬者，應併繳驗利害關係證明文件或親屬關係證明文件正本。
3、受委託人身分證明文件正本。
(五)依法設立之公司行號、機構等法人委託申請：
1、委託書應載明委託公司行號、機構名稱及負責人姓名。
2、利害關係證明文件正本。
3、受委託人身分證明文件正本。
(六)前二款委託申請者，有特殊原因致繳驗利害關係證明文件正本顯有困難者，得繳驗影本，並具結「與正本相符，如有不實願負法律責任」字樣及由委託人簽名或蓋章，或由公司行號、機構及負責人蓋章。
(七)為確認委託人之真意，戶政事務所得依行政程序法第一章第六節之規定調查事實及證據，例如可調閱檔存申請書核對委託人筆跡、以電話向委託人求證或請受託人提憑委託人身分證明文件影本等方式。
申請戶籍謄本、閱覽或交付戶籍資料應繳驗之利害關係證明、委託書、親屬關係證明等相關文件，為國外作成者，應經我國駐外使領館、代表處或辦事處（以下簡稱駐外館處）驗證；為大陸地區或香港、澳門作成者，應經行政院設立或指定之機構或委託之民間團體驗證。
前項文件為外文者，應檢附經駐外館處驗證或國內公證人認證之中文譯本。第一項所稱身分證明文件，指國民身分證、外僑居留證、外僑永久居留證、臺灣地區居留證、臺灣地區定居證、中華民國護照或其他足資證明身分之文件。
六、申請戶籍謄本，得以電話、傳真或網路申請方式為之；且約定取件時間，依規定繳驗前點證明文件、規費及簽名或蓋章後，始得交付。
七、本府各機關已向本府資訊科技局申請應用桃園市政府市政資料庫查詢系統者，應利用該系統查詢戶籍資料。經查無資料，始依其他管道或向本府民政局申請查詢。
八、通信申請戶籍謄本之方式如下：
(一)以當事人身分申請者，應書寫申請人姓名、國民身分證統一編號、戶籍地址及被申請人姓名、國民身分證統一編號、戶籍地址、申請份數及種類，並檢附身分證明文件正反面影本註明「本影本與正本相符，如有不實願負法律責任」字樣並由申請人簽名或蓋章，連同規費(小額匯票)及貼足掛號郵資回郵信封寄戶政事務所處理；以利害關係人身分申請者，應另檢附利害關係證明文件或影本，並註明「本影本與正本相符，如有不實願負法律責任」字樣並由申請人簽名或蓋章。
(二)戶政事務所應加強審核申請人身分，發現申請案件有疑義時，應向申請人查證後再予受理，發現不法情事時，應主動報警查處。
九、戶籍登記申請書及附繳證件影本之核發，適用關於申請戶籍謄本之規定。十、申請大宗戶籍謄本，依案件內容分為下列類型︰
（一）一般案件︰以利害關係人身分，提供相對人姓名及國民身分證統一編號之現戶戶籍謄本案件。
（二）複雜案件︰繼承、祭祀公業、寺廟信徒等涉及多起關係人之戶籍謄本案件，或被申請人不符一般案件條件者。
十一、大宗戶籍謄本申請案件辦理作業原則如下：
（一）收件後應開立收件憑證（如附件）及約定取件日期，並設簿登記。
(二）同一申請人以累計方式辦理，每一工作日原則辦理一般案件二十件，複雜案件十件，依申請人送件先後次序辦理。提前完成時，應立即通知申請人取件；無法於約定取件日期完成時，應通知申請人取件日期並告知原因。
（三）現場取號辦理者，每次取號得申請九件以下案件，每日取號以二次為限，並不得連續取號。
（四）同一金融業、公司行號同時有二人以上申請者，應由戶政事務所主管人員依現況處理。
十二、戶政事務所得視現場等待人數及人力調整前點規定之作業原則。